wtorek, 26 maja 2009

Kalendarz Google: współdzielenie kalendarza

Usługi sieciowe, które pozwalają trzymać dane w “chmurze”, czyli na serwerach usługodawcy, są wygodne dlatego, że mamy do nich dostęp z każdego miejsca i każdego komputera. Ale ich zaletą jest też to, że możemy współpracować z innymi osobami i wspólnie tworzyć dane.

Przykładem takiego narzędzia jest Kalendarz Google. Osoby mające konta w systemie Google mogą współdzielić kalendarz i edytować zawarte w nim dane. Pokażmy, jak utworzyć taki kalendarz.

Załóżmy, że użytkownik Paweł Wimmer chce współdzielić kalendarz z użytkownikiem Janem Wirtualnym. Jedna z tych osób powinna utworzyć kalendarz i udostępnić go drugiej. Jeśli chcesz zrobić to samo, wykonaj następujące czynności.

  • W Kalendarzu Google, w sekcji Moje kalendarze, kliknij polecenie Utwórz.

image

Na ekranie wyświetlony zostanie formularz, w którym zdefiniujesz kalendarz.

image

  • W polu Nazwa kalendarza podaj nazwę, np. Współpraca.
  • W polu Opis podaj jakiś opis, np. Nasz wspólny kalendarz.
  • W sekcji Udostępnij określonym osobom, w polu Osoba wpisz adres pocztowy współpracownika.
  • Z rozwijanej listy Ustawienia uprawnień wybierz właściwą opcję. Osoba może mieć uprawnienia do:
    • dokonywania zmian w zapisach i zarządzania uprawnieniami
    • dokonywania zmian w zapisach
    • wyłącznie wyświetlania wydarzeń
    • wyłącznie obserwowania stanu wolny/zajęty, bez szczegółów wydarzeń

Jak więc widać, przydzielane uprawnienia idą od najszerszych, do najwęższych. Oczywiście, jeśli masz pełne zaufanie do danej osoby – a takie przecież zakładamy – wybierz pierwszą opcję. W dowolnej chwili możesz zresztą zmienić zakres uprawnień.

  • Kliknij Dodaj osobę.
  • Kliknij przycisk Utwórz kalendarz, aby zakończyć jego tworzenie.

W twoim kalendarzu, w sekcji Moje kalendarze, pojawi się utworzony właśnie kalendarz. Co teraz dzieje się u twojego współpracownika?

Otrzymuje on w swoim Gmailu stosowne powiadomienie:

image

List zawiera szczegóły operacji oraz odsyłacz do utworzonego właśnie kalendarza, który automatycznie został dodany do jego kalendarzy.

Po kliknięciu polecenia Wyświetl ten kalendarz nasz współpracownik jest przenoszony do swojego kalendarza, gdzie zobaczy gotowy kalendarz Współpraca.

image

Gdy teraz wprowadzi jakieś wydarzenie, przydzielając je do wspólnego kalendarza o nazwie Współpraca, pojawi się ono w jego kalendarzu:

image

Ale także pojawi się automatycznie u współpracujących osób:

image

Zauważ, że kolory wydarzeń w kalendarzach różnych osób mogą być odmienne, jeśli użytkownicy stosują inne schematy kolorów.

Jak widzisz, jest to komfortowa technika współpracy, dzięki której prowadząc niezależnie swoje prywatne kalendarze, możemy też budować wspólny kalendarz, koordynując wygodnie dzięki niemu swoje działania.

4 komentarze:

Nowości Helionu