Gmail - kontakty (4)

Zobacz też: Gmail - kontakty (1) | Gmail - kontakty (2) | Gmail - kontakty (3)

Scalanie kontaktów

Jeśli niektóre osoby w twojej bazie adresowej mają różne adresy pocztowe, co jest dość częstym zjawiskiem, możesz scalić wszystkie osobno występujące tożsamości pod jednym szyldem - imieniem i nazwiskiem danej osoby.

• Zaznacz pola wyboru przy wszystkich adresach jednej osoby.
• Rozwiń przycisk Więcej czynności i kliknij polecenie Scal kontakty.

Rysunek - Scalanie zaznaczonych kontaktów

• Sprawdź i zaaprobuj dane w wyświetlonym formularzu, po czym kliknij Zapisz.

Od tego momentu dana osoba będzie widoczna w bazie kontaktów w jednym rekordzie.

Rysunek - Dwa adresy e-mail scalone pod jednym nazwiskiem

Możesz także znaleźć i scalić duplikaty rekordów zapisanych pod tą samą nazwą, ale z różnymi adresami e-mail. Jest to szczególnie przydatne wtedy, gdy baza jest duża i trudno by było ręcznie wyszukiwać i porównywać dane – książki adresowe mające kilkaset adresów nie są wcale rzadkością.

• W widoku Moich kontaktów rozwiń przycisk Więcej czynności i wybierz polecenie Znajdź i scal duplikaty.
• W oknie Scal zduplikowane kontakty kliknij polecenie rozwiń, aby zobaczyć, jakie adresy pocztowe są scalane.
• Kliknij na dole przycisk Scal.

Rysunek - Scalanie znalezionych duplikatów

Gmail scali wszystkie dane, łącznie z grupami przypisanymi do poszczególnych tożsamości.

Niestety, scalanie jest wykonywane tylko na podstawie nazwy kontaktu. Gdy jakaś osoba jest zapisana jako Jan Kowalski i Janek Kowalski, nawet z tym samym adresem e-mail, system tego nie dostrzeże.

Warto jeszcze rozważyć sytuację, gdy mamy dwa kontakty o takiej samej nazwie (np. Jan Kowalski), choć są to dwie zupełnie różne osoby. Osoby takie należałoby wyświetlać z dodatkowym wyróżnikiem.

Możesz wykorzystać w takich kontaktach dodatkowe pole Zapisz jako.

Rysunek – Dodatkowe pole w rekordzie

Osobom o tym samym imieniu i nazwisku można by na przykład przypisać miasto (jeśli się różnią), co spowoduje, że w bazie będą wyświetlane właśnie z tym wyróżnikiem.

Rysunek – Zapisanie z wyróżnikiem

W bazie osoby te będą widoczne z dodatkową informacją.

Rysunek - Odmienny sposób wyświetlania w bazie

Niestety, takie rozróżnienie nie chroni przed ryzykiem nieopatrznego scalenia osób o identycznych imionach i nazwiskach, nawet odmiennie wyświetlanych w bazie. Scalanie wymaga zatem pewnej uwagi, przejrzenia propozycji scalanych kontaktów w oknie Scal zduplikowane kontakty.

Wyszukiwanie kontaktów

Wyszukiwarka kontaktów działa w dwojaki sposób. Z jednej strony możemy wpisać pierwsze litery imienia czy nazwiska lub adresu pocztowego, a system zacznie podpowiadać kontakty z bazy adresowej, zaś kliknięcie przycisku Wyszukaj kontakty wyświetli całą listę.

Rysunek - Wyszukiwanie z autouzupełnianiem

Z drugiej strony możemy podać dowolny ciąg znaków i kliknąć Wyszukaj kontakty, a system znajdzie te kontakty, w których dany ciąg znaków występuje także w innych polach, jak fizyczny adres, telefon czy notatki.