Word – cytaty i bibliografia

(Artykuł zaktualizowany do najnowszej wersji Worda z Office 365)

Tworzenie cytatów i bibliografii to umiejętność, jaką powinny obowiązkowo dysponować dwa miliony studentów i naukowców, którzy piszą przecież prace naukowe, dyplomowe czy semestralne. Większość z nich – zwłaszcza studenci – używa zapewne do pisania Microsoft Word, zatem pokażemy, jak sobie poradzić z tym zadaniem w Wordzie. Jest to prostsze niż myślisz – po kwadransie będziesz wiedzieć, jak to robić.

Narzędzie: Microsoft Word (wersja z Office 365)
Kategoria: edytory tekstów
Temat: tworzenie cytatów i bibliografii w dokumencie akademickim
Poziom trudności: 2/3
Wielkość dokumentu: ok. 8800 znaków, 17 ilustracji

Postawienie problemu. Jeśli w pracy nad jakimś dokumentem przywołujesz jakieś opinie, koniecznie trzeba przytoczyć autorów książek i artykułów, z których czerpiesz informacje. Typowym sformułowaniem w takiej pracy jest dla przykładu: "Jak twierdzi Kowalski w swoim podręczniku (Kowalski, Genetyka dla studentów, Warszawa 2012), jest tak, a tak...".

Jeśli cytujemy jakieś prace wielokrotnie, ręczne wprowadzanie takich informacji za każdym razem, gdy pojawia się konieczność odwołania się do źródła, byłoby kłopotliwe i czasochłonne. W Microsoft Word jest to rozwiązane w ten sposób, że tworzymy sobie podręczną bazę odwołań dla danego dokumentu, z potem wielokrotnie, kliknięciem myszy, przywołujemy źródło. To dużo szybsza i wygodniejsza czynność, a przy okazji nie ryzykujemy pomyłki - wszystkie odwołania będą zawsze miały taką samą postać.

Procedura. Składa się ona z trzech etapów:

• tworzenie bazy źródeł
• wstawianie w tekście odwołań do źródeł
• generowanie na końcu dokumentu spisu źródeł

Aby wstawić w pracy odwołanie do źródła, wykonaj następujące działania.

• Przejdź do karty Odwołania.
• W grupie Cytaty i bibliografia kliknij Wstaw cytat.

• Kliknij Dodaj nowe źródło.
• Wypełnij pola formularza dla źródła, czyli autor, tytuł itd. (gdy zaznaczysz pole wyboru Pokaż wszystkie pola bibliografii, zobaczysz znacznie więcej pól, ale zalecane są przede wszystkim pola w “krótkim” formularzu).

Po kliknięciu OK odwołanie pojawi się w twoim tekście.



Zauważ, że w ten sposób masz już pierwszą pozycję w bazie.

Jeśli w innym miejscu zechcesz się ponownie powołać na pracę profesora Kowalskiego, kliknij ponownie Wstaw cytat i tym razem wybierz daną pozycję na liście.

 

Redagując tekst, sukcesywnie zbudujesz sobie bazę źródeł: książek, artykułów z czasopism, materiałów konferencyjnych, raportów, artykułów w Internecie, nagrań, orzeczeń sądowych itd., które będziesz jednym kliknięciem cytować w swojej pracy. Baza może zawierać 20 czy 50 pozycji (tworzy się przewijana lista), a odwołań na ich podstawie możesz wykonać 100 czy 500. Typy źródeł są widoczne w okienku dialogowym Tworzenie źródła, gdzie wybierasz je po prostu z listy.

 

A gdzie jest składowana nasza baza? Gdy klikniesz Zarządzaj źródłami, zobaczysz okno Menedżer źródeł.

Po lewej stronie (Lista główna) widnieją wszystkie pozycje, które wprowadziłeś kiedykolwiek do bazy, także przy redagowaniu innych dokumentów. Po prawej stronie (Bieżąca lista) są tylko te pozycje, które są potrzebne w danym dokumencie.

Gdy pisząc kolejny dokument zechcesz utworzyć doraźną bazę źródeł, otwórz Menedżera źródeł i wskazując pozycje w lewym panelu kliknięciami przycisku Kopiuj skopiuj je do prawego panelu – będą wtedy widoczne na rozwijanej liście Wstaw cytat.

Zwróć uwagę, że nie można usuwać pozycji z prawego panelu, gdy w dokumencie znajdują się ich cytowania – przycisk Usuń jest wtedy nieaktywny. Najpierw trzeba usunąć cytaty z redagowanego dokumentu, dopiero potem można usunąć źródła z prawego panelu.

Z poziomu Menedżera źródeł możesz także tworzyć nowe źródła, klikając przycisk Nowe, co uruchamia edytor źródła. Oczywiście możliwe jest wyedytowanie już istniejącego źródła – edytor uprzedza wtedy o konieczności zastąpienia już istniejącego.

Bazami możesz się dzielić z innymi osobami – plik sources.xml jest umieszczony w folderze Bibliografia (przycisk Przeglądaj). Można przygotować taki plik i rozesłać go do innych osób zainteresowanych tą samą tematyką, aby nie powielać pracy.

Zauważ teraz, że pole z przywołaniem źródła w tekście nie jest zwykłym ciągiem znaków, lecz formantem. Ujawni się to, gdy klikniesz cytat. Po rozwinięciu przycisku z prawej strony zobaczysz listę poleceń.

 

Polecenie Edytuj cytat pozwoli na przykład dodać do cytatu numer strony, jeśli zależy nam na bardziej precyzyjnym wskazaniu miejsca, na które się powołujemy w dokumencie.



Polecenie Edytuj źródło pozwoli zmienić zawartość źródła w bazie, w Menedżerze źródeł, gdzie uruchamiany jest edytor danego źródła.

Polecenie Konwertuj cytat na tekst statyczny usuwa formant, pozostawiając jedynie czysty tekst. Od tego momentu nie jest możliwa aktualizacja treści, można jedynie wstawić cytat na nowo.

Możesz także pomijać w konkretnych cytatach autora, rok i tytuł, zaznaczając którąś z tych opcji w okienku Edytowanie cytatu.

Poniższa ilustracja pokazuje kolejno ten sam cytat z różnymi opcjami – podanie strony, usunięcie autora, roku lub tytułu pracy.

Zwróć jeszcze uwagę na styl cytowania. Do dyspozycji masz 10 stylów, z których najpopularniejsze są APA, Chicago, i MLA.

 

• APA - American Psychological Association (Amerykańskie Stowarzyszenie Psychologiczne)
• Chicago - The Chicago Manual of Style (Podręcznik stylu Chicago)
• MLA - Modern Language Association (Stowarzyszenie Języków Nowożytnych)

Gdy będziesz wybierać poszczególne style na liście, postać konkretnych odwołań oraz lista odwołań na końcu pracy będą się nieco zmieniać - wypróbuj kilka z tych stylów. Trzeba też mieć świadomość, że stylów bibliograficznych opracowano już tysiące. Pamiętaj też, że zakresy pól (podstawowych i rozszerzonych) w poszczególnych stylach mogą się nieco różnić.

I na zakończenie, co jasne, powinniśmy sporządzić listę odwołań - zazwyczaj wykonujemy to na końcu pracy, tam gdzie znajduje się skorowidz (indeks) i inne listy.

• Utwórz osobną stronę na końcu dokumentu.
• Kliknij przycisk Bibliografia.
• Wybierz jeden z predefiniowanych szablonów, np. Bibliografia.

 

Przykładowy efekt w dokumencie będzie następujący:

Aby zaktualizować zestawienie, wystarczy ustawić kursor w spisie i kliknąć Aktualizuj cytaty i bibliografię. Jest to potrzebne, gdy dodane zostaną kolejne cytaty czy zmieni się ich zawartość.

 

Niekiedy zdarza się, że chcemy się powołać na jakieś źródło, którego jeszcze nie mamy w bazie. Pośpiech i chęć utrzymania weny twórczej powodują, że nie mamy czasu na rozbudowę bazy źródeł w trakcie pisania. Możemy wtedy skorzystać z narzędzia do tworzenia symbolu zastępczego.

• Rozwiń przycisk Wstaw cytat i kliknij Dodaj nowy symbol zastępczy.

• W oknie Nazwa symbolu zastępczego podaj jakąś nazwę, która będzie doraźnie pełniła rolę odwołania.

Nazwa ta będzie widoczna na liście źródeł w menu programu i będziesz mógł ją wstawiać do dokumentu. Gdy sięgniesz później do Menedżera źródeł, zobaczysz, że źródło widnieje ze znakiem zapytania jako zastępcze.

Wystarczy dokonać edycji źródła zastępczego i po dopisaniu niezbędnych informacji odwołanie przybierze już właściwą formę. Uzupełnień możemy dokonać w wolnej chwili, nie przerywając doraźnie pisania naszej pracy, ale zachowując jednocześnie jej precyzję.

Zauważyłaś zapewne, że w pierwszym przykładzie pojawił się cytat mający postać (Kowalski, 2009). W wygenerowanym spisie bibliografii widnieje już pełna nazwa źródła, a więc podany jest nie tylko autor i rok wydania, ale i tytuł oraz wydawnictwo.

Gdybyś wprowadziła do bazy źródeł kolejną książkę danego autora, cytowane prace będą już wyświetlane z pełniejszymi informacjami, gdyż konieczne będzie rozróżnienie między dwiema lub więcej pracami tego samego autora. Po zaktualizowaniu cytatów tam, gdzie widnieją skrócone odwołania (Kowalski, 2009) , pojawią się pełniejsze informacje.
Sposób wyświetlania cytatów zależy zresztą od zastosowanego w redagowanym dokumencie stylu cytowania.

Jak zapewne zauważyłaś, w przykładach wykorzystywaliśmy typ źródła Książka. Na liście typów źródeł jest jednak wiele pozycji, np. czasopismo, witryna internetowa, raport, film itd. Obejrzyj niektóre z nich, porównaj też formatkę danego źródła w różnych stylach.

Warto zauważyć, że gdy w źródłach wstawiamy adresy internetowe, są one wstawiane do wygenerowanej bibliografii, a gdy np. zapiszemy dokument w postaci PDF, adresy te są aktywne (można je klikać).

Wprawdzie narzędzia dostępne w Wordzie nie są równie doskonałe, jak wyspecjalizowane programy do tworzenia bibliografii (np. EndNote, Bibus, Zotero), ale są wystarczające w typowych zastosowaniach. Jeśli nawet sięgniesz w którymś momencie do bardziej zaawansowanego oprogramowania, to i tak zapoznanie się z narzędziem zawartym w Wordzie jest ze wszech miar przydatne. A dla wielu osób będzie w pełni funkcjonalne.