OffiSync: MS Office i Dokumenty Google razem

Offisync to bezpłatny program, za pomocą którego możesz połączyć ze sobą Microsoft Office i dokumenty Google. Po zainstalowaniu będziecie mogli na przykład redagować teksty w Wordzie czy Excelu, zapisywać je na koncie w Google, a także współpracować z innymi osobami.

Offisync wymaga Windows XP lub Vista oraz MS Office 2003 lub 2007.

• Przejdź na stronę http://offisync.com/download.html
• Pobierz plik setup.exe i uruchom go – instalator dociągnie jeszcze ponad 5 MB i zainstaluje dodatek.

Uruchamiamy Worda 2007. Program dodał do niego wstążkę OffiSync. W Wordzie 2003 będzie to osobne menu.

Najpierw trzeba ustawić konto (możesz ich mieć kilka).

• Kliknij Accounts i zaakceptuj warunki użytkowania.
• W okienku OffiSync Accounts dodaj konto, podając swój login i hasło do konta Google.

• Zamknij okienko.

Dla próby otwórz dokument znajdujący się na twoim koncie w Dokumentach Google.

• Kliknij Open.
• W oknie dialogowym Open Document wskaż dokument i kliknij przycisk Open.

Dokument zostanie pobrany z konta i wczytany do Worda.

A teraz odwrotnie, zapisywanie na koncie.

• Zredaguj dokument.
• Kliknij przycisk Save w pasku OffiSync.
• Wskaż miejsce w Dokumentach Google, gdzie chcesz zapisać plik.
• Podaj nazwę pliku i kliknij Save.

Możesz od razu sprawdzić w przeglądarce, że dokument został zapisany na twoim koncie.

Zauważ od razu, że pod prawym przyciskiem myszki w oknie dialogowym OffiSync Document masz polecenia New Folder i Delete, zatem możesz tworzyć nowe foldery w Dokumentach Google, jak i je usuwać. Podobnie, możesz usuwać poszczególne pliki.

Trzeba pamiętać, że formatowanie dokumentu dostosowuje się do formatowania w Dokumentach Google – nie spodziewaj się zatem, że GDocs zachowają na przykład wymyślne formatowanie tabelek. Jednak przy typowych zastosowaniach nie ma to większego znaczenia.

Z poziomu Worda możesz przeszukiwać dokumenty na koncie.

• Kliknij przycisk Search w pasku.
• W oknie dialogowym Open Document, na karcie Search, w polu Search Text podaj wyraz kluczowy i kliknij przycisk Search.

Program wyświetli po chwili dokumenty z danym wyrazem kluczowym.

Nad danym dokumentem możesz współpracować z innymi osobami. Przy zapisywaniu dokumentu na koncie możesz podać adresy mailowe tych osób.

• W sekcji Collaborators podaj adres e-mail. Przydziel dostęp Write Access (współredagowanie) lub Read Only (tylko odczyt).
• Jeśli osób jest więcej, kliknij Add i dopisz kolejny adres.

• Zapisz dokument kliknięciem Save.

Program wyświetli okienko dialogowe OffiSync Mail Notification, w którym możesz wpisać notatkę i wybrać odbiorców, na przykład Notify all collaborators.

• Kliknij Send.

Dokument znajdzie się automatycznie na kontach zaproszonych osób.

Jeśli twój współpracownik zmieni u siebie zawartość dokumentu, zostanie on zmieniony na wszystkich kontach i wczytasz z serwera nową wersję.

Listę współpracowników przy danym dokumencie możesz zresztą zbudować zawczasu.

• Kliknij przycisk Collaborators.
• Podaj wszystkie adresy i wyślij notyfikację.

Jak więc widać, program jest wygodnym narzędziem, które pozwoli połączyć stale używany edytor z danymi w chmurze, a co więcej, współpracować z dowolnymi osobami na świecie. Na pewno warto wypróbować, jak się sprawuje w codziennym działaniu.