Kalendarz Google - współdzielenie kalendarza

Usługi sieciowe, które pozwalają trzymać dane w “chmurze”, czyli na serwerach usługodawcy, są wygodne dlatego, że mamy do nich dostęp z każdego miejsca i każdego komputera. Ale ich zaletą jest też to, że możemy współpracować z innymi osobami i wspólnie tworzyć dane.

Narzędzie: Kalendarz Google
Kategoria: kalendarze
Temat: Tworzenie grupowego kalendarza
Poziom trudności: 2/3
Wielkość dokumentu: ok. 3200 znaków, 7 ilustracji

Przykładem takiego narzędzia jest Kalendarz Google. Osoby mające konta w systemie Google mogą współdzielić kalendarz i edytować zawarte w nim dane. Pokażmy, jak utworzyć taki kalendarz.



Załóżmy, że użytkownik Marek chce współdzielić kalendarz z użytkownikiem Pawłem. Jedna z tych osób powinna utworzyć kalendarz i udostępnić go drugiej (jak i wielu innym osobom, jeśli grupa jest większa). Jeśli chcesz zrobić to samo, wykonaj następujące czynności.

• W Kalendarzu Google, w sekcji Moje kalendarze, kliknij polecenie Utwórz nowy kalendarz.

Na ekranie wyświetlony zostanie formularz, w którym zdefiniujesz kalendarz.

• W polu Nazwa kalendarza podaj nazwę, np. Stowarzyszenie Zdrowe Życie.
• W polu Opis podaj jakiś opis, np. Kalendarz stowarzyszenia Zdrowe Życie, w którym zapisywane są wszystkie wydarzenia.
• W sekcji Udostępnij określonym osobom, w polu Osoba wpisz adres pocztowy współpracownika.
• Z rozwijanej listy Ustawienia uprawnień wybierz właściwą opcję. Osoba 
• może wprowadzać zmiany ORAZ zarządzać uprawnieniami.
• może zmieniać wydarzenia
• może wyświetlać szczegóły wydarzeń
• widzi wyłącznie stan wolny/zajęty (bez szczegółów).

Jak więc widać, przydzielane uprawnienia idą od najszerszych, do najwęższych. Oczywiście, jeśli masz pełne zaufanie do danej osoby – a takie przecież zakładamy – wybierz pierwszą opcję. W dowolnej chwili możesz zresztą zmienić zakres uprawnień.

• Kliknij Dodaj osobę.
• Kliknij przycisk Utwórz kalendarz, aby zakończyć jego tworzenie.

Jest jednak pewne ograniczenie - jeśli zapraszana osoba nie ma konta w Google, nie zostanie dołączona.

W twoim kalendarzu, w sekcji Moje kalendarze, pojawi się utworzony właśnie kalendarz. Co teraz dzieje się u twojego współpracownika?

Otrzymuje on w swoim Gmailu stosowne powiadomienie:

List zawiera szczegóły operacji oraz odsyłacz do utworzonego właśnie kalendarza, który automatycznie został dodany do jego kalendarzy.

Po kliknięciu polecenia Wyświetl swój kalendarz nasz współpracownik jest przenoszony do swojego kalendarza, gdzie zobaczy gotowy kalendarz Stowarzyszenie Zdrowe Życie.

Gdy teraz twórca kalendarza (czy inna osoba uprawniona do wprowadzania zdarzeń) wprowadzi jakieś wydarzenie, przydzielając je do wspólnego kalendarza o nazwie Stowarzyszenie Zdrowe Życie, pojawi się ono w jego kalendarzu...

... ale także pojawi się automatycznie u współpracujących osób:

Zauważ, że kolory wydarzeń w kalendarzach różnych osób mogą być odmienne, jeśli użytkownicy stosują inne schematy kolorów.

Jak widzisz, jest to komfortowa technika współpracy, dzięki której prowadząc niezależnie swoje prywatne kalendarze, możemy też budować wspólny kalendarz, koordynując wygodnie dzięki niemu swoje działania. Pamiętajmy jednak o ograniczeniu, jakim jest konieczność posiadania konta w Google.