Box.net i Microsoft Office

Zobacz też: Box.net - 5 giga do wzięcia.

Na swoim koncie w Box.net masz pięć zainstalowanych domyślnie aplikacji - WebDoc, czyli edytor do tworzenia dokumentów, wysyłanie plików za pomocą Gmaila, edytowanie grafik za pomocą Picnika, edytowanie dokumentów za  pomocą edytora Zoho oraz elektroniczne podpisywanie dokumentów za pomocą DocuSign.

W zasobach Box.net jest blisko setka aplikacji - bezpłatnych i komercyjnych (także licznych mobilnych) - którymi możesz wzbogacać funkcjonalność konta. Jedną z nich jest DocsInOffice, która pozwala otwierać dokumenty MS Office bezpośrednio z konta w Box.net i zapisywać je tam po modyfikacji.

Najpierw trzeba utworzyć konto w DocsInOffice i powiązać je z Box.net.

• Przejdź na stronę http://www.box.net/services/browse/4/docsinofficecom.
• Kliknij przycisk Add.

Zostaniesz poinformowany, że uruchomiona zostanie zewnętrzna witryna, gdzie założysz konto.

• Kliknij przycisk Proceed.
• Na stronie http://docsinoffice.com/ kliknij polecenie Join.
• Na kolejnej stronie podaj swój adres e-mail i dwukrotnie hasło (oczywiście nie hasło do twojego konta pocztowego, tylko hasło do serwisu DocsInOffice, a więc jakieś inne).

• Kliknij przycisk Create.
• Na kolejnej stronie kliknij Connect to box.net.

• Na następnej stronie zaloguj się do Box.net.

Serwis poinformuje o połączeniu obu usług.

• Otwórz Worda, wybierz polecenie otwierania plików i wpisz adres http://DocsInOffice.com/box.

• W kolejnym oknie zaloguj się do DocsInOffice.

W oknie otwierania plików zobaczysz swoje foldery w Box.net - po otwarciu folderu będą w nim widoczne pliki, aczkolwiek polskie nazwy mogą być w tym okienku niepoprawnie wyświetlane.

Do Worda możesz naturalnie wczytywać obsługiwane formaty plików, jak doc czy txt. Do Excela czy PowerPointa możesz wczytywać związane z nimi formaty. Wczytane pliki można po zmianach zapisać z powrotem w Box.net kliknięciem przycisku Zapisz, natomiast, jak na razie, nie można zapisywać w Box.net nowych dokumentów utworzonych w MS Office - w każdym razie mnie się to nie udało.

Word 2007 - strona tytułowa dokumentu

Fragment z ebooka Napisz pracę dyplomową w Microsoft Word 2007.

Tworząc duży dokument, warto pomyśleć o nadaniu mu bardziej profesjonalnego, na poły książkowego wyglądu. W Wordzie służy do tego m.in. narzędzie o nazwie Strona tytułowa.

Aby wstawić stronę tytułową:

• Przejdź do wstążki Wstawianie.
• W sekcji Strony kliknij przycisk Strona tytułowa.
• W rozwiniętej galerii okładek wybierz jedną z piętnastu stron i kliknij ją.

Rysunek - Galeria stron tytułowych

Wybrana strona tytułowa zostanie umieszczona jako pierwsza.

Rysunek - Przykładowa strona tytułowa dokumentu

Strona tytułowa jest zbiorem grafik i formantów. Dostrzeżesz to łatwo, klikając poszczególne elementy – przykładowo, na poniższej ilustracji widać nazwę formantu wbudowanego w stronę. Mogą to być przykładowo tytuł, podtytuł, streszczenie, autor itd.

Rysunek - Przykład formantu wbudowanego w stronę tytułową

W naszym przykładzie strona pobiera informacje zawarte we właściwościach dokumentu – właściwości zobaczysz, wybierając kolejno Przycisk pakietu Office – Przygotuj – Właściwości.

Rysunek - Właściwości dokumentu

Zauważ, że rozmaite elementy strony możesz samodzielnie wstawiać, sięgając do menu Szybkie części we wstążce Wstawianie, gdzie w podmenu Właściwości dokumentu jest lista tych elementów.

Rysunek - Właściwości dokumentu jako formanty do wstawiania

Podobnie, możesz wykorzystywać wybrane pola, wybierając je w oknie Pole (także w Szybkich częściach).

Rysunek - Wykorzystywanie pól

Możesz także zmienić wygląd strony tytułowej, wybierając inne style, kolory i czcionki całego dokumentu we wstążce Narzędzia główne, a także motywy we wstążce Układ strony.

Rysunek - Zmiana motywu strony

Jak widzisz, stronę tytułową można samodzielnie zmodyfikować, całkowicie zmieniając jej zawartość i szatę graficzną, wykorzystując dowolne pola i elementy graficzne. Wymaga to oczywiście nieco pracy, a przede wszystkim nabrania zręczności.

Jeśli skonstruujesz własne strony tytułowe, możesz je zapisać w galerii – trzeba objąć zawartość strony blokiem i wybrać polecenie Zapisz zaznaczenie w galerii stron tytułowych. Po podaniu nazwy zapisz ją na stałe w galerii.

Rysunek - Zapisywanie własnej strony tytułowej

Stronę tytułową można w dowolnej chwili usunąć z dokumentu, sięgając ponownie do menu Strona tytułowa i wybierając polecenie Usuń bieżącą stronę tytułową.

Microsoft Office: klasyczne menu

Jak wiadomo, w Microsoft Office 2007 zastosowano – w miejsce klasycznego menu – tak zwane wstążki, które inaczej wyświetlają grupy narzędzi. Niewiele innowacji w MS Office spotkało się z tak żywymi kontrowersjami. Znaczna część użytkowników powitała zmiany bardzo życzliwie, inni z kolei narzekają na konieczność przyzwyczajania się do nowego interfejsu.

Nie rozstrzygając tego problemu (osobiście wcale na te zmiany nie narzekam), warto powiedzieć, że problem “skrzydełko czy nóżka” został rozwiązany salomonowo przez szwajcarską firmę UBit Schweiz, która przygotowała specjalną wtyczkę uaktywniającą klasyczne menu. Jest wersja bezpłatna i komercyjna dodatku, a co więcej, po pewnym czasie pojawiła się też jego polska wersja – możesz ją pobrać ze strony producenta.

W dalszym ciągu w aplikacjach MS Office masz wstążki, ale pojawia się dodatkowe menu, w którym masz tradycyjne, rozwijane menu z poleceniami. Krótko mówiąc, możesz jednocześnie korzystać z dobrodziejstw obu wersji.

OffiSync: MS Office i Dokumenty Google razem

Offisync to bezpłatny program, za pomocą którego możesz połączyć ze sobą Microsoft Office i dokumenty Google. Po zainstalowaniu będziecie mogli na przykład redagować teksty w Wordzie czy Excelu, zapisywać je na koncie w Google, a także współpracować z innymi osobami.

Offisync wymaga Windows XP lub Vista oraz MS Office 2003 lub 2007.

• Przejdź na stronę http://offisync.com/download.html
• Pobierz plik setup.exe i uruchom go – instalator dociągnie jeszcze ponad 5 MB i zainstaluje dodatek.

Uruchamiamy Worda 2007. Program dodał do niego wstążkę OffiSync. W Wordzie 2003 będzie to osobne menu.

Najpierw trzeba ustawić konto (możesz ich mieć kilka).

• Kliknij Accounts i zaakceptuj warunki użytkowania.
• W okienku OffiSync Accounts dodaj konto, podając swój login i hasło do konta Google.

• Zamknij okienko.

Dla próby otwórz dokument znajdujący się na twoim koncie w Dokumentach Google.

• Kliknij Open.
• W oknie dialogowym Open Document wskaż dokument i kliknij przycisk Open.

Dokument zostanie pobrany z konta i wczytany do Worda.

A teraz odwrotnie, zapisywanie na koncie.

• Zredaguj dokument.
• Kliknij przycisk Save w pasku OffiSync.
• Wskaż miejsce w Dokumentach Google, gdzie chcesz zapisać plik.
• Podaj nazwę pliku i kliknij Save.

Możesz od razu sprawdzić w przeglądarce, że dokument został zapisany na twoim koncie.

Zauważ od razu, że pod prawym przyciskiem myszki w oknie dialogowym OffiSync Document masz polecenia New Folder i Delete, zatem możesz tworzyć nowe foldery w Dokumentach Google, jak i je usuwać. Podobnie, możesz usuwać poszczególne pliki.

Trzeba pamiętać, że formatowanie dokumentu dostosowuje się do formatowania w Dokumentach Google – nie spodziewaj się zatem, że GDocs zachowają na przykład wymyślne formatowanie tabelek. Jednak przy typowych zastosowaniach nie ma to większego znaczenia.

Z poziomu Worda możesz przeszukiwać dokumenty na koncie.

• Kliknij przycisk Search w pasku.
• W oknie dialogowym Open Document, na karcie Search, w polu Search Text podaj wyraz kluczowy i kliknij przycisk Search.

Program wyświetli po chwili dokumenty z danym wyrazem kluczowym.

Nad danym dokumentem możesz współpracować z innymi osobami. Przy zapisywaniu dokumentu na koncie możesz podać adresy mailowe tych osób.

• W sekcji Collaborators podaj adres e-mail. Przydziel dostęp Write Access (współredagowanie) lub Read Only (tylko odczyt).
• Jeśli osób jest więcej, kliknij Add i dopisz kolejny adres.

• Zapisz dokument kliknięciem Save.

Program wyświetli okienko dialogowe OffiSync Mail Notification, w którym możesz wpisać notatkę i wybrać odbiorców, na przykład Notify all collaborators.

• Kliknij Send.

Dokument znajdzie się automatycznie na kontach zaproszonych osób.

Jeśli twój współpracownik zmieni u siebie zawartość dokumentu, zostanie on zmieniony na wszystkich kontach i wczytasz z serwera nową wersję.

Listę współpracowników przy danym dokumencie możesz zresztą zbudować zawczasu.

• Kliknij przycisk Collaborators.
• Podaj wszystkie adresy i wyślij notyfikację.

Jak więc widać, program jest wygodnym narzędziem, które pozwoli połączyć stale używany edytor z danymi w chmurze, a co więcej, współpracować z dowolnymi osobami na świecie. Na pewno warto wypróbować, jak się sprawuje w codziennym działaniu.