Word 2013 - tworzenie indeksu (1)

(Artykuł zaktualizowany z wersji Word 2007)

Najważniejszym elementem opisującym strukturę dłuższego dokumentu jest oczywiście spis treści. Zwykle zawiera on kilkanaście, czasem kilkadziesiąt lub więcej pozycji, nierzadko w postaci hierarchicznego zestawienia punktów i podpunktów.

Drugim co do ważności elementem jest indeks, którym się tutaj zajmujemy. Umiejętność jego tworzenia jest wręcz obowiązkiem studenta i naukowca – porządna praca dyplomowa czy naukowa musi zawierać starannie sporządzony indeks.

Narzędzie: Microsoft Word
Kategoria: edytory tekstów
Temat: Tworzenie indeksu pojęć w dokumencie Worda (art. 1 z 3)
Poziom trudności: 2/3
Wielkość dokumentu: ok. 5200 znaków, 6 ilustracji

Co ciekawe, tradycyjnie używało się zawsze terminu skorowidz, jednak z nastaniem komputerowych technik przetwarzania tekstu zaczęto się posługiwać określeniem indeks. Takim terminem operuje też Microsoft Word.

Czym jest indeks?

To zestawienie pojęć (dziś moglibyśmy użyć określeń słowa kluczowe, etykiety, tagi) zazwyczaj umieszczone na końcu dokumentu. Różni się ono od spisu treści tym, że pozycje spisu treści opisują po kolei całe wielostronicowe bloki treści (np. podrozdział Bitwa pod Parkanami), natomiast indeks gromadzi alfabetycznie hasła (Word stosuje termin wpisy) opisujące jakieś charakterystyczne pojęcia (np. Jan Sobieski, Parkany, husaria). Każde hasło indeksu jest opatrzone numerem strony, na której występuje, przy czym dane hasło może się pojawiać na wielu stronach dokumentu.

Co to daje czytelnikowi pracy? Spis treści daje ogólny pogląd na zawartość, natomiast jeśli szukamy konkretnych pojęć, jak nazwiska osób, nazwy geograficzne, terminy naukowe czy inne kategorie informacji, sięgamy do znacznie bardziej szczegółowego indeksu. Widząc numer strony, możemy od razu przejść do danej strony i sprawdzić jej zawartość. Spis treści i indeks nie konkurują ze sobą, lecz wzajemnie się wspomagają, dając czytelnikowi różne możliwości dotarcia do interesujących go zagadnień.
Indeks, warto od razu powiedzieć, zawiera zwykle setki, a w drobiazgowo i sumiennie opracowanych dokumentach czasem wręcz tysiące haseł, które są nieocenionym źródłem informacji dla czytelnika. Informacyjna wartość pracy jest w niemałej mierze uzależniona od jakości indeksu.
Przejdźmy więc teraz do technik tworzenia indeksu – jak się zaraz okaże, wcale nie jest to trudne i po paru ćwiczeniach będziesz w stanie bez problemu budować indeks w swojej pracy dyplomowej.

Procedura składa się z dwóch etapów:

• W pierwszym etapie wstawiamy odpowiednie etykiety w tekście.
• W drugim etapie wstawiamy na końcu pracy indeks i generujemy jego zawartość.

Pokażmy najprostszą technikę tworzenia indeksu – jeśli ją zrozumiesz, co jest dla mnie dość oczywiste, bez trudu zrozumiesz także nieco bardziej skomplikowane techniki (w następnym tutorialu).

(W poniższych przykładach wykorzystuję pracę prof. Jana Wimmera “Wojny polsko-szwedzkie w XVI-XVIII wieku”.)

• Otwórz kartę Odwołania.
• Zaznacz blokiem jakiś wyraz kluczowy, na przykład nazwisko.
• W grupie poleceń Indeks kliknij polecenie Oznacz wpis – spowoduje to wyświetlenie okienka Oznaczanie wpisu indeksu.

Ponieważ w języku polskim potrzebne nam hasła występują często w innym przypadku niż mianownik, gdy wystąpi taka sytuacja po prostu popraw ręcznie przypadek w polu Wpis główny.

Gdy mamy do czynienia z nazwiskami, zwykle trzeba dopisać ręcznie imię, po przecinku.

• Kliknij przycisk Oznacz.

Word przechodzi automatycznie w tryb wyświetlania znaków sterujących (włączanie/wyłączanie widzisz na karcie Narzędzia główne, w grupie Akapit – naprzemiennie działający skrót Ctrl+* lub Ctrl+Shift+8) i przy oznaczonym wpisie pojawia się nawias klamrowy z zawartością wpisu do indeksu.

• W analogiczny sposób oznacz kilka innych wpisow.
• Aby usunąć wpis, ustaw kursor tuż za nim, przy wyświetlonych znakach sterujących, i dwukrotnie naciśnij klawisz Backspace.

Wpisy możesz zresztą oznaczać, nie zamykając okienka Oznaczanie wpisu indeksu, gdyż okienko nie blokuje przeniesienia kursora do treści. Po prostu zaznaczaj blokiem hasło, przenoś kursor do okienka i tam klikaj przycisk Oznacz, po ewentualnym poprawieniu formy i dopisaniu czegoś. Po oznaczeniu kilku wpisów zobaczysz taki widok:



Oczywiście gdybyś drukował dokument, znaki sterujące nie będą drukowane – służą one Wordowi do generowania indeksu.

• Przejdź teraz na koniec dokumentu i naciśnięciem Ctrl-Enter wymuś utworzenie nowej strony.
• Wpisz tytuł Indeks albo Skorowidz, oznacz go stylem nagłówka.
• a karcie Odwołania, w grupie Indeks kliknij przycisk Wstaw indeks.
• Zaakceptuj zaproponowany szablon wyświetlania indeksu i kliknij OK.

Po chwili Word wygeneruje pod śródtytułem Indeks pierwszą wersję indeksu.



Gdy oznaczysz w tekście kolejne hasła, przejdź do indeksu, ustaw w nim kursor i w grupie Indeks kliknij przycisk Aktualizuj indeks – natychmiast zostanie on zaktualizowany według aktualnego stanu haseł. Za każdym razem, gdy wprowadzisz nowe hasła, usuniesz jakieś wcześniej wprowadzone, zmieni się numer strony, na której dane hasło występuje, Word wygeneruje zawsze aktualną postać indeksu. Nie musisz zresztą generować indeksu od razu – może to być równie dobrze zrobione po ukończeniu pracy.

Pozostałe części cyklu:

Word 2013: tworzenie indeksu (2)

Word 2013: tworzenie indeksu (3)